İçindekiler
ANONİM ŞİRKETLERDE YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN BİLGİ ALMA HAKKI
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 359. Maddesi Yönetim Kurulu üyelerinin göreve getirilmesini atama ve seçim ile olmak üzere iki şekilde düzenlemiştir. Bir üyenin, esas sözleşmenin kurulması aşamasında göreve getirilmesi atama sayılırken, genel kurul toplantısında üyelerce yapılacak oylama sonucu göreve getirilmesi seçim olarak kabul edilmiştir.
Kanun koyucu, yönetim kurulunun asli sorumluluğunun şirketin konusunun gerçekleştirilmesi için alınacak her türlü karar olarak belirlemiş ve bununla da yetinmeyip şirketin üst düzey yönetimi ve bunlarla ilgili talimatların verilmesi görevini devredilmez ve vazgeçilmez görevleri arasında sıralamıştır. Yasa koyucu TTK’nın 375. Maddesi ile yönetim organı bakımından devredilmez ve vazgeçilmez yetkileri sayarken bir yandan da üstü kapalı olarak Yönetim Kurulu üyelerinin yüksek öncelikli görevlerini sıralamıştır.
Bir taraftan; muhasebe ve finans denetimi, yönetimde görevli kişilerin üst gözetimi, borca batıklık durumunun tespiti, üst düzey yöneticilerin göreve atanmaları ve görevden alınmaları gibi işler yönetim kurulu organik yapısı ile bütünleşik hale getirilirken diğer taraftan TTK 392. maddesi aracılığı ile gerek yönetim kuruluna, gerekse başkan ve yönetim kurulu üyelerine ayrı ayrı bilgi alma ve inceleme hakkı tanınmıştır. Bu şekilde hakların ve yükümlülüklerin karşılıklı olarak dengelenmeye çalışıldığı anlaşılmaktadır.
Yönetim Kurulu üyelerinin bilgi alma ve inceleme hakkı teorik yayınlarda; yönetim kurulu toplantısı dışında, toplantı öncesinde ve toplantı sırasında bilgi alma ve inceleme hakkı olmak üzere üç farklı zaman dilimi içerisinde değerlendirilmektedir.
1. TOPLANTI DIŞI BİLGİ ALMA VE İNCELEME HAKKI
Toplantı dışı bilgi alma ve inceleme hakkı TTK 392/3’de düzenlenmiştir. Yasa koyucu toplantı dışı bilgi alma ve inceleme hakkının kullanılmasını yönetim kurulu üyesinin başvurusu üzerine yönetim kurulu başkanının iznine tabi tutmuştur. Yasa koyucu bu başvuruyu herhangi bir şekil şartına bağlamamıştır. Buna göre sözlü başvuru da yeterli olacaktır. Ancak yazılılık, ispat şartı bakımından önemlidir. Başvurunun yönetim kurulu başkanın iznine tabi tutulması hakkın özüne dokunan önemli bir kısıtlama getirmiştir. Madde metninin gerekçesinde üyenin, şirketin defter ve belgelerini incelemesinin, ancak görevini hesap verilebilirlik ilkesine uygun olarak yapması bakımından, gerekli olduğu düzenlenmiştir. Bununla birlikte gerekçede üyenin kural olarak toplantı dışında bilgi alma hakkı olmadığı vurgulanmıştır. Doktrinde üyelerin işlerin gidişi ve münferit işler hakkında bilgi almasının yönetim kurulu başkanı iznine bağlanması eleştirilere neden olmuştur. Bir kısım görüş yönetim kurulu başkanının izninin mehaz kanun olan İsviçre Borçlar Kanunu’nun 715. maddesinin hatalı çevirisinden kaynaklandığını iddia etse de bu görüş kanunun az önce yukarıda değindiğimiz gerekçesindeki kesinlik de göz önünde bulundurulduğunda karşılık bulmamaktadır. 6102 Sayılı Yasa ile şirketlerin şeffaflaştırılması yolunda birçok adım atılmışken yasa koyucunun, yönetim kurulu üyeleri aleyhine bu denli kısıtlayıcı bir hükme yer vermesi, kanunun özü bakımından da tutarsızlık teşkil etmektedir. Nihayetinde bir yandan yönetim kurulu üyesine TTK 369. Maddesi ile özen yükümlülüğü getirilirken diğer taraftan da şirketi yönetmek için karar vermeye çalışan yönetim kurulu üyesinin bilgi alma ve inceleme hakkının yönetim kurulu başkanının onayına tabi kılınması özenli çalışan yönetim kurulu üyelerinin şirketin menfaatleri için etkin çalışmasına engel olacaktır. Anonim şirketlerin ana sözleşmelerinde, ana sözleşmede yoksa yönetim kurullarınca düzenlenen iç yönergede belirlenen yönetim kurulu toplantı tarihlerinin uzun aralıklarla düzenlendiği, hali ile yönetim kurulu üyelerinin haklarını kullanması için toplantı tarihini beklemesinin şirketi zafiyete sokacak durumlara neden olma riskini arttırdığı ve hakkın etkin kullanımına da engel olduğu ortadadır.
Bir an için yönetim kurulu üyesinin bu haklarını kullanmak adına olağanüstü bir durum nedeni ile yönetim kurulu toplantısı talep ettiğini düşünsek bile, toplantı çağrısı TTK 392/7 maddesi uyarınca yönetim kurulu üyesinin başvurusu üzerine yine yönetim kurulu başkanı tarafından yapılacaktır. Bilgi alma ve inceleme hakkı vermeyen yönetim başkanının, olağanüstü çağrı yolunu da çağrı yapmayarak işleyemez hale getirmesi kuvvetle ihtimaldir. Yine de sayın Prof. Dr. Hasan Pulaşlı, yönetim kurulu başkanının bu çağrıyı yapmaması halinde, yönetim kurulu üyesinin doğrudan çağrı yapabileceği görüşündedir.
1.A TOPLANTI DIŞI BİLGİ ALMA HAKKININ KAPSAMI
Yasa koyucu toplantı dışı bilgi alma hakkını “işlerin gidişi ve belirli münferit işler” kriterlerini getirerek sınırlandırmıştır. İşlerin gidişi kavramı ile kastedilenin yönetim kurulu üyesinin şirketin seyri hakkında genel olarak bilgilendirilmesi anlaşılmalıdır. Yönetim kurulu üyesinin işlerin gidişi hakkında bilgi talebi özellikli bir konunun derinlemesine sorgulanmasından ziyade yönetim kurulu üyesine şirketin işlerine ilişkin tüm birimleri kapsayacak şekilde, şirketin işleyişi hakkında yüzeysel bilgi edinilmesi olarak kabul edilebilir. Kanun koyucunun belirli münferit işler kavramı ile ortaya koymak istediği ise dar kapsamlı hususların derinlemesine incelenmesidir. Mesela bir önceki toplantıda alınan genel kurul kararları veya yönetim kurulu kararlarının yerine getirilip getirilmediği, şirket aleyhine açılan bir icra takibi ya da dava hakkında derinlemesine bilgi edinme gibi durumlardır.
1.B DEFTER VE DOSYALARIN İNCELENMESİ HAKKI
Toplantı dışında yönetim kurulu üyesi şirket defter ve dosyalarını görevlerini yerine getirmesi için gerekli ise inceleyebilir. Kanun koyucu, maddenin gerekçesinde yönetim kurulu üyesinin görevlerini yerine getirmesi kavramını hesap verilebilirlik ilkesi ile açıklamış ve yönetim kurulu üyesinin defter ve dosya inceleme yetkisini, hesap verilebilirlik ilkesine uygun olması halinde, gerekli ise talep edebileceğini düzenlemiştir. Yönetim Kurulu üyeleri bakımından, hesap verilebilirlik ilkesi yönetim kurulu üyelerinin anonim şirket tüzel kişiliğine ve dolayısıyla pay sahiplerine karşı hesap verme yükümlülüğünü ifade etmektedir. Bu halde TTK’nın 374 ve 375. Maddeleri kapsamında yönetim kuruluna verilen görevler arasında sayılan işlerin tamamı hesap verilebilirlik kapsamında kabul edilir. Buna göre şirketin finansal denetimi ve yönetimi, finansal düzenleme için gerekli planın oluşturulması, yönetimde görevli kişilerin özellikle kanunlara, ana sözleşmeye ve iç yönerge ile yönetim kurulu kararlarına uygun hareket edip etmediğinin denetlenmesi gibi yasa ile sayılmış işlerde hesap verilebilirlik ilkesi doğrultusunda her türlü defter ve dosya yönetim kurulu üyesi tarafından incelenebilir.
1.C TOPLANTI DIŞI BİLGİ ALMA VE DEFTER VE DOSYALARIN İNCELENMESİ HAKKININ GENİŞLETİLMESİ
Toplantı dışı bilgi alma hakkının şirket iç yönerge ile kapsamı “işlerin gidişi ve belirli münferit işler” dışına çıkartılarak genişletilebilir, yönetim kurulu üyelerine daha detaylı inceleme hakkı verilebilir ancak bu haklar sınırlandırılamaz. Şirket yönetimine, şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi hususunda münhasır yetki verildiği için şirket ana sözleşmesi ile genel kurul tarafından bilgi alma hakkının genişletilmesi mümkün değildir.
1.D BİLGİ ALMA VE İNCELEME TALEBİ
Yönetim kurulu üyesinin bilgi edinme ve inceleme hakkı yönetim kurulu başkanı tarafından reddedilirse, yönetim kurulu üyesi tarafından konu iki gün içerisinde yönetim kuruluna getirilir ve karara bağlanır. Kurul üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır. Karar toplanan üyelerin oy çokluğu ile alınır. Bu toplantıya yönetim kurulu üyeleri ancak şahsen katılabilirler.
1.E MAHKEMEYE BAŞVURU
Üyenin, 6102 Sayılı TTK’nın 392/4’e göre toplantı dışında haklı bilgi alma ve dosya inceleme talepleri başkan tarafından reddedilir ve yine iki gün içerisinde yönetim kurulu tarafından da kabul görmez ise bu kez üye tarafından şirket merkezinin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemesinde dava açılabilir. Yine başkanın 392/5 uyarınca toplantı dışında bilgi alma hakkı da aynı hükme tabidir. Asliye ticaret mahkemesinin kurulu olmadığı yerlerde asliye hukuk mahkemesi, asliye ticaret mahkemesi sıfatı ile davaya bakar. (TTK 5/4) Bilgi alma ve dosya inceleme hakkı konusunda yapılacak yargılama sonrası verilecek karar kesin olup istinaf edilemez.
2. TOPLANTI ÖNCESİ BİLGİ ALMA
Çağrılı genel kurul toplantılarından farklı olarak yönetim kurulu toplantılarında gündeme bağlılık ilkesi uygulanmaz. Yine genel kurul toplantılarında olduğu gibi sıkı sıkıya düzenlenmiş bir çağrı yöntemi ve yine çağrı mektubu içerisinde gündem ekleme zorunluluğu yoktur. Yönetim kurulu toplantıları belirgin bir çağrı şekline bağlanmamakla birlikte daha sonra iç yönerge ile bir çağrı şekli ortaya konabilir. Eğer böyle bir şekil ortaya konmadı ise elektronik yahut taahhütlü posta ile yapılacak bilgilendirmeler yeterli sayılacaktır. Her ne kadar genel kurul toplantılarında olduğu gibi yönetim kurulu toplantılarında gündeme bağlılık ilkesi bulunmasa da TTK 374 ve 375’de tanımlanan işlerin yürütülmesi için öncelikli olarak toplantıda görüşülecek konuların ve bunlara bağlı evrakların toplantı öncesi tüm yönetim kurulu üyelerine gönderilmesi işin niteliğinin gereğidir. Başkan veyahut yardımcısı tarafından hazırlanacak gündem üzerinden toplantı yapılması işleyişi disipline edecek ve hızlandıracaktır. Bu halde yönetim kurulu üyelerinin toplantı sırasında gündeme gelecek konuları bilmesi ve bunlar hakkında söz alıp görüşlerini etkin bir biçimde gündeme taşımaları bilgi alma hakkının kullanımı sonucu mümkün olacaktır. Nihayetinde yönetim kurulu üyesine TTK 392/1 uyarınca her konuda soru sorma bilgi isteme hakkı verilmiştir. Toplantı öncesi bilgi isteme hakkı kullandırtılmayan yönetim kurulu üyesinin toplantı sırasında bu hakkının kullandırtılması toplantıların uzamasına ve verimliliğinin düşmesine neden olacaktır.
3. TOPLANTI SIRASINDA BİLGİ İSTEME HAKKI VE SINIRLARI
TTK 392/1 maddesi yönetim kurulu üyelerine en geniş şekilde inceleme ve bilgi alma hakkını vermiştir. Buna göre her yönetim kurulu üyesi şirketin tüm iş ve işlemleri hakkında bilgi isteyebilir, soru sorabilir, inceleme yapabilir. Bir üyenin istediği, herhangi bir defter, defter kaydı, sözleşme, yazışma veya belgenin yönetim kuruluna getirtilmesi, kurulca veya üyeler tarafından incelenmesi ve tartışılması ya da herhangi bir konu ile ilgili yöneticiden veya çalışandan bilgi alınması reddedilemez. Reddedilmişse dördüncü fıkra hükmü uygulanır.
Öncelikle yönetim kurulu üyelerinin bilgi isteme haklarının iç yönerge vb. mevzuat oluşturularak kaldırılamayacağı ve sınırlandırılamayacağını söylemeyi faydalı görüyoruz. Yönetim kurulu üyesi tarafından toplantı sırasında istenecek her türlü belge toplantıya getirtilecektir. Üye tarafından istenen belgenin toplantıya getirtilmemesi hususu oylamaya sunulamayacağı gibi herhangi bir şekilde ret de edilemez. Kanun koyucu, kanun metninin gerekçesinde bilgi isteme ve inceleme hakkının bu denli geniş tutulmasını üyenin şirket işleyişindeki ağır ve kapsamlı sorumluluğunun gereği olduğunu ifade etmiş ve yine haklar ve sorumluluklar dengesine dikkat çekmiştir.
Bilgi doğrudan yönetim kurulundan istenir. Bu halde yönetim kurulu üyesi yönetim kurulunu aşıp müdürlere ve diğer çalışanlara gidemez. Yine istenilen bilgi ve belgeyi sunmakla mükellef kişi, yönetim kurulu tarafından istenilen bilgi ve belgeyi doğrudan yönetim kuruluna verir. Yönetim kuruluna bilgi vermekle yükümlü olanlar murahassalar, şirket yönetimi ile görevlendirilmiş müdürler, ticari mümessiller, vekiller, yönetimin gözetimi ile görevlendirilmiş diğer kişiler ve çalışanlardır. Şirketi dışarıdan temsil eden danışman avukatlar ve mali müşavirler şirket bünyesinde olmasalar dahi sözleşme ilişkileri gereği bilgi verme yükümlülükleri vardır.
Yönetim kurulu üyeye verilecek bilginin amaca ve istenileni karşılamaya uygun olması gerekir. Yani bilginin; gerek derinlik bakımından gerekse içerik bakımından yönetim kurulu üyesinin basiretli tacir olarak gerekli özeni gösterecek nitelikte karar verme ihtiyacını karşılar ve mukayeseye uygun nitelikte olması gerekmektedir.
Toplantı sırasında bilgi isteme ve inceleme hakkının sınırı kanun koyucu tarafından şirket iş ve işlemleri olarak belirlenmiş ve özel işler, şirket iş ve işleri ile ilgili olmadığı sürece kapsam dışında tutulmuştur. Üyenin bu hakkını kullanırken görevini kötüye kullanması, hakkını şirket çıkarı yerine üyenin kendi çıkarına kullanılması, hak kullanılırken ulaşılmak istenen amaç ile hakkın kullanımı arasında orantı bulunmaması dikkat edilmesi gereken diğer sınırlardır.
Kanun koyucu bilginin sınırlarını çizerken şirket sırrını bilgi edinme kapsamı dışında saymamıştır. Keza TTK 369 maddesi ile yönetim kurulu üyesine şirket menfaatlerine uygun hareket etmek yükümlülüğü vardır. Madde yönetim kurulu üyesi açısında aynı zamanda bir sadakat borcu yüklemektedir. Sadakat borcunun bir sonucu olan sır saklama yükümlülüğü 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 239. Maddesi ile güvence altına alınmış ve sıfatı ve görevi nedeni ile sahip olduğu ticari sırları açıklayan üyelere müeyyide getirmiştir. Bu halde sırları yoğun şekilde güvence altına alınan şirketin bilgilerinin üyeler ile paylaşılması için yeterli zemin oluşturulmuştur.
Yazar
Avukat Lider TANRIKULU
Antalya Barosu
Commentaires